Artykuły i porady

Jak już zapewne każdy z nas wie RODO to rozporządzenie unijne o ochronie danych osobowych, które weszło w życie 25 maja 2018r. i można powiedzieć, że dokonało rewolucji w systemie prawnym, co da się zauważyć na wszystkich płaszczyznach, które dotyczą ochrony danych osobowych. W szczególności będą nas interesować zmiany wprowadzone w KODEKSIE PRACY.
Warto podkreślić, że do tej pory nieuregulowane kwestie dotyczące monitoringu, w obecnym stanie prawnym są bardziej przejrzyste i zrozumiałe zarówno dla pracodawców jak i pracowników poszczególnych zakładów.

Od pewnego czasu trwa dyskusja o monitorowaniu pracowników. Na ile może pozwolić sobie pracodawca? Jak wyważyć granicę między dobrem zakładu pracy a prawem do prywatności pracowników? Co zrobić z coraz nowszymi formami obserwowania pracowników, które umożliwia galopująca technologia? Temat nie jest nowy i od zawsze budził wiele wątpliwości.
Teraz jednak pojęcie monitoringu zostało formalnie ujęte jak już wcześniej wspomnieliśmy
w KODEKSIE PRACY.

Na początek powiedzmy sobie czym jest monitoring, większość z nas myśli, że są to tylko kamery umieszczane w miejscach gdzie przebywamy, często również pracujemy.
Warto jednak wiedzieć, że nie tylko, monitoring definiowany jest jako czynności przedsięwzięte
w celu gromadzenia informacji o pracownikach. Może on polegać na obserwacji bezpośredniej podwładnych lub na użyciu w tym celu urządzeń elektronicznych. Niemniej jednak trzeba zgodzić się, ze ustawodawca najwięcej swojej uwagi poświęcił kwestii dotyczącej monitoringu wizyjnego.

Warto zatem zapoznać się z wytycznymi kiedy pracodawca może zainstalować monitoring, w jaki sposób musi to zrobić, jak powinien poinformować pracowników, jakie prawa przysługują pracownikom, czego mogą się domagać i co najważniejsze pod czyją kontrolą znajduje się pracodawca w swoich działaniach? Na te pytania postaramy się odpowiedzieć w dzisiejszym blogu, który dla Państwa przygotowaliśmy.

Monitoring wideo może być stosowany w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Natomiast monitoring służbowej poczty elektronicznej oraz inne formy monitoringu mogą być stosowane, jeśli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Przyjrzyjmy się bliżej zmianom jakie znajdziemy w Kodeksie pracy.

Ustawodawca przewidział wprowadzenie m. in. nowego artykułu 224, którego postanowienia dosyć jednoznacznie regulują problematykę stosowania przez pracodawcę systemów monitoringu.
Przede wszystkim, w art. 224§ 1 kp wprost wskazane zostały cele stosowania monitoringu w zakładzie pracy i może to być:
• zapewnienie bezpieczeństwa pracowników;
• ochrona mienia;
• kontrola informacji;
• zachowanie w tajemnicy informacji których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Co ważne i godne zapamiętania to, że wystarczające jest zaistnienie nawet jednej z wyżej wskazanych przesłanek, żeby pracodawca mógł zainstalować monitoring.

Następnie, w art. 224§ 2 kp wskazane zostały wyłączenia co do obszarów na których można stosować monitoring i są to:
• pomieszczenia sanitarne;
• szatnie;
• stołówki;
• palarnie;
• pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej.

Został również określony dopuszczalny czas przechowywania danych z nagrań z monitoringu.
W art. 224§ 3 kp wskazany jest okres nieprzekraczający 3 miesięcy, jednak jeśli zgromadzone nagrania stanowią dowód w postępowaniu, zgodnie z art. 224§ 4 kp, termin 3 miesięcy ulega wydłużeniu do dnia prawomocnego zakończenia tego postępowania. Po upływie tych okresów, nagrania należy zniszczyć.

Podjęta próba rozwiązania kwestii stosowania monitoringu w zakładzie pracy, w kształcie zaproponowanym przez ustawodawcę, wydaje się dostatecznie wypełniać poważną, dotąd istniejącą lukę w prawie. Wejście w życie powyższych zmian do Kodeksu pracy jest ogromną szansą na wzmocnienie ochrony praw pracowników w zakresie możliwości naruszania ich dóbr osobistych. Szczególnie w świetle sankcji, jakie przewidują przepisy RODO za naruszenie przepisów
o ochronie danych osobowych, w interesie każdego przedsiębiorcy jest jak najdokładniejsze
i najskrupulatniejsze wdrożenie RODO. O sankcjach jednak powiemy w dalszej części artykułu.

Musimy pamiętać, że pracodawca tylko w określonych obszarach może zamieścić monitoring,
o czym wspomnieliśmy wcześniej. Warto jednak wiedzieć w jaki sposób powinien nas o tym poinformować oraz jakie oznaczenia powinny znaleźć się w miejscu, gdzie monitoring obowiązuje.

A zatem rolą pracodawcy jest uprzedzenie pracowników o wprowadzeniu monitoringu nie później niż na dwa tygodnie przed jego uruchomieniem. Pracodawca, wprowadzając monitoring wizyjny, obowiązany jest do dopełnienia określonych w przepisach Kodeksu pracy formalności.
Przede wszystkim monitoring – jego wprowadzenie, ale też zasady funkcjonowania muszą być ogłoszone w akcie zakładowego prawa pracy. Pracodawca obowiązany jest więc do zapisania w:
• układzie zbiorowym pracy, lub
• regulaminie pracy, albo
• obwieszczeniu – gdy nie jest zobligowany do wydania regulaminu a nie obejmuje go układ zbiorowy.
Co więcej pracodawca wraz z wejściem w życie nowych przepisów musi liczyć się z koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów finansowych. Wspomniany projekt nadkłada bowiem na pracodawcę obowiązek oznaczenia każdego pomieszczenia monitorowanego za pomocą odpowiednich znaków – nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.
Brak wprowadzenia wskazanych zasad wprowadzania i realizacji monitoringu do przepisów zakładowych oznacza, że pracodawca nie tylko nie dopełnił obowiązku ustawowego, ale może zostać obwiniony o zbieranie i przetwarzanie danych osobowych bez podstawy prawnej.

W tym miejscu wracamy do sankcji, o których wcześniej wspominaliśmy. A więc, co w przypadku kiedy pracodawca nie zastosuje się do przepisów, które nakłada na niego Kodeks pracy, a także współpracujące ze sobą ustawa o ochronie danych osobowych oraz rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO)?

Jak zapewne każdy z nas wie pracodawca podlega bezwzględnej kontroli, której może dokonać zarówno PREZES UODO jak i PIP, ponieważ są to podmioty uprawnione do prowadzenia spraw
z zakresu monitoringu pracowników. W 2012 r. w wyniku zawartego porozumienia pomiędzy Generalnym Inspektorem ochrony danych osobowych a PIP, wszystkie stwierdzone przypadki związane z niewłaściwym przetwarzaniem danych osobowych i naruszaniem prywatności były sygnalizowane przez PIP organowi do spraw ochrony danych osobowych celem rozpatrzenia, wszystko wskazuje na to, że w dalszym ciągu ta kwestia pozostanie bez zmian w świetle znowelizowanych przepisów. W praktyce wygląda to tak, że Inspektor pracy w trakcie kontroli może sprawdzać m. in. czy pracownicy zostali prawidłowo i terminowo poinformowani
o uruchomieniu i stosowaniu monitoringu oraz czy pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny. Sprawdzi też, czy monitoring obejmuje pomieszczenia, w których dopuszczalne jest jego użytkowanie. Zatem inspektorzy pracy są uprawnieni do prowadzenia działań kontrolno – nadzorczych. Nieprawidłowości dotyczące monitoringu muszą być regulowane przez inspektorów właściwymi środkami prawnymi. W praktyce najczęściej stosowane są: nakazy będące decyzją administracyjną oraz wystąpienie niemające władczego charakteru.

Dla szerszego zapoznania się z monitoringiem w świetle nowo wprowadzonych przepisów, zachęcamy do zapoznania się z artykułem Dziennika Gazety Prawneh, który możemy znaleźć w linku poniżej.

http://serwisy.gazetaprawna.pl/praca-i-kariera/artykuly/1162281,kay-od-pip-i-uodo-za-niewlasciwy-monitoring.html